E-fakturering hos Green cargo

Nedan ser ni vår process för att ansluta leverantörer för e-fakturering. Om du har några frågor är du välkommen att kontakta oss på einvoice@greencargo.com

Hela instruktionen finns även i pdf »

1. Kontakta Green Cargo med era företagsuppgifter

Innan ni skickar en e-faktura till oss behöver vi göra ett par tekniska uppsättningar och behöver därför följande information av er som ni skickar in till einvoice@greencargo.com

• EDI-adress/peppolID
• Bolagsnamn
• Vilken operatör ni använder
• Kontaktperson
  • Namn
  • Telefon
  • Epost

 2. Anslut er e-fakturaleverantör till Opus Capita

Om ni redan samarbetar med en tjänsteleverantör för e-fakturering (operatör) kontaktar ni er tjänsteleverantör och ber dem ansluta sig till Opus Capita. Ni kan också hitta en lista över tillgängliga operatörer » som är anslutna till Opus Capita. Välj en operatör i listan och teckna ett avtal.

Ni kan även kontakta Opus Capita på customerservice.se@opuscapita.com 

3. Sätt upp routing mot Green Cargo

När er e-fakturaleverantör är ansluten till Opus Capita behöver de sätta upp en routing mot Green Cargo. Det gör dom genom att ange våra e-fakturauppgifter som ni ser nedan. Stäm av med er e-fakturaoperatör om ni behöver hjälp eller stöter på problem.

4. Skicka testfakturan

Skapa en faktura i enlighet med beskrivna fakturainnehållskrav som ni ser nedan, med ett totalbelopp om en krona och markera tydligt att fakturan avser test. Skicka därefter testfakturan till er e-fakturaoperatör som skickar fakturan vidare till vår operatör, OpusCapita.

Meddela oss på einvoice@greencargo.com  att testfakturan är skickad. Vi återkopplar till er med eventuella förändringar och ger därefter klartecken när fakturan uppfyller våra krav. 

5. Börja skicka E-fakturor

När testfakturan är godkänd kan ni börja skicka e-fakturor till oss!

Fakturainnehållskrav

Fakturainnehåll

För att säkerställa betalning av er faktura är det väldigt viktigt att vi får all den information vi behöver i rätt format. Följande måste alltid vara med på inkommande faktura och i nedanstående fält.

Ytterligare förklaring referensfält 

För Green Cargo är referensen särskilt viktigt för att styra fakturan rätt i våra interna system. För att fakturan ska kunna hanteras behöver vi få in beställarens namn (endast förnamn och efternamn) i avsett fält per fakturaformat enligt tabellen ovan. Beroende på er e-faktura-lösning, affärssystem och fakturaformat kan benämningen för fältet, som sedan används som källa i fakturaskapandet hos er, se olika ut i ert användargränssnitt. Oftast brukar det heta ”Referens” eller dylikt, men ibland används den beteckningen även för fält som översätts till andra delar i e-faktura-exporten, vilket kan vara förvirrande. Vi hjälper gärna till med att reda ut relevant fält i samband med att ni skickar en testfaktura (se beskrivningen i PDF, längre upp).

I några fall baseras filen som skickas i Peppolformat, på en lösning som var framtagen för Svefaktura. Om du är en leverantör som har en sådan lösning, kan det underlätta att identifiera rätt fält genom att veta att samma information som angiven för Svefaktura i ovan tabell gäller i dessa fall. Vi behöver alltså att beställarens namn ska finnas i första förekomst av RequisitionistDocumentReference. Den förekomsten av det fältet blir enligt SFTIs rekommendation tolkat som BuyerReference i Peppol, se pdf i ovan tabell.

Fakturatyp

Vi tar emot både debet- och kreditfakturor via e-faktura.

Enkel faktura eller samlingsfaktura

Samlingsfakturor undanbedes. Enkla fakturor möjliggör automatisering av din faktura och därmed även en effektiv och korrekt hantering.

E-fakturaformat

Vi kan ta emot två olika typer av e-fakturaformat, antingen Peppol Bis Billing 3.0 eller Svefaktura 1.0. Vi föredrar att ni skickar i Peppol.Stäm av med er leverantör att de använder något av dessa format.

Bilagor

Godkända format för bilagor är PDF, TIFF, jpg, html, text/csv. Bilagor i dessa format går bra att lägga som bilaga i e-fakturan. Exempelvis får ni gärna skicka med en bild på fakturan i er fakturamall i någon av dessa godkända format, dvs en bild på er utgående faktura.